Kỹ năng Quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng trong môi trường làm việc công sở hiện nay. Điều đáng nói là, một đại bộ phận người đi làm hiện nay không cảm thấy tự tin với kỹ năng quản lý thời gian của mình. Nguyên nhân chủ yếu có lẽ là, môi trường sống xung quanh ta hiện nay có quá nhiều thứ làm phân tâm và mất tập trung, gây ra sự tiêu tốn thời gian không cần thiết.

Trong bài viết này, một số phương phát và mẹo nhỏ để giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian sẽ được đưa ra. Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu nhé!

1. Loại bỏ những tác nhân gây phân tâm   

Khi phải thực hiện một công việc quan trọng và khẩn cấp, tốt hơn hết là hãy cố gắng loại bỏ những tác nhân có thể làm cho chúng ra bị phân tâm, mất tập trung. Trong thời đại ngày nay, những tác nhân gây mất tập trung điển hình nhất là mạng xã hội và smartphone.

Nếu không muốn lãng phí thời gian, bạn có thể cân nhắc đến việc cố gắng không sử dụng MXH và trì hoãn việc này cho đến khi hoàn thành công việc. Cách đơn giản mà hiệu quả là bạn tắt wifi khi làm viêc để tránh những thông báo tin tin từ face, zalo,… gây xao nhãng.

2. Nắm được mục tiêu những việc bạn phải làm – Thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên

Để quản lý thời gian hiệu quả bạn cần phải phân chia được công việc một cách hiệu quả, bạn cần phải nắm rõ được mức độ quan trọng và khẩn cấp khác nhau của từng công việc, hoặc từng công đoạn khác nhau của một công việc. Phần lớn mọi người sẽ tiêu tốn rất nhiều thời gian khi họ không nắm rõ được mục tiêu của mình.

Một khi bạn hiểu được mức độ khẩn cấp khác nhau của công việc, bạn sẽ có thế tự tạo ra một kế hoạch thực hiện chúng cho mình. Với những ưu tiên khác nhau dựa trên mức độ khẩn cấp khác nhau. Bạn có thể phân chia những công việc cần phải thực hiện thành 4 nhóm như sau:

     – Quan trọng và khẩn cấp: đây là những công việc bắt buộc phải thực hiện ngay lập tức. Bạn cần ưu tiên nhóm này nhất

     – Quan trọng nhưng không khẩn cấp: đây là những công việc bắt buộc phải thực hiện, nhưng không có thời hạn cụ thể. Bạn có thể từ từ sắp xếp thời gian cho nhóm công việc này.

     – Không quan trọng nhưng khẩn cấp: đây là những việc nhỏ việc vặt, nhưng cần phải được hoàn thành ngay lập tức. Bạn có thể bổ nhiệm bớt những công việc thuộc nhóm này cho người khác nếu có thể

     – Không quan trọng và không khẩn cấp: đây cũng là nhóm những việc nhỏ, việc vặt, nhưng đồng thời không khẩn cấp. Bạn không cần quá bận tâm nhóm này.

3. Việc hôm nay chớ để ngày mai:

Khi đã đặt mục tiêu cho công việc, bạn nên cố gắng giải quyết dứt điểm nó. Những công việc có thời hạn trong ngày thì nên hoàn thành nó cho xong, hạn chế đẩy lùi sang ngày mai. Nếu có thể, bạn hãy cố gắng hoàn thành trước 30% công việc được lên lịch trước. Việc này giúp bạn tạo ra một biên độ an toàn cho tiến độ làm việc của bạn. Tất nhiên, trước khi quyết định liệu có nên thực hiện sớm một công việc, bạn hãy cân nhắc tầm quan trọng và khẩn cấp của việc đó.

Bạn có thể áp dụng các phương pháp như to-do-list để liệt kê các công việc mình sẽ làm và kiểm soát nó.

4. Tự đặt ra thời hạn khi thực hiện công việc:

Quản lý thời gian sẽ không hiệu quả nếu bạn bỏ qua phần này.

Với một công việc bất kỳ, tùy thuộc vào tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp, bạn hãy tự đặt cho mình một thời hạn phù hợp để hoàn thành nó. Trong bảng liệt kê công việc, ghi rõ thời gian định lượng sẽ hoàn thành nó để ban có thể nhìn vào đó có động lực làm việc và xác định đẩy nhanh tiến độ thích hợp.

6. Học cách từ chối:

Nếu như cùng một lúc bạn bị giao cho quá nhiều việc, đừng bận tâm, một lần nữa hãy tự phân chia những công việc của mình dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp. Với những công việc thuộc nhóm không quan trọng và không khẩn cấp. nhất là khi sự từ chối này có thể giúp bảo đảm công việc của bạn được thực hiện một cách hiệu quả và chất lượng hơn.

7. Học cách bổ nhiệm công việc

Đây là phương pháp đặc biệt hữu ích và cần thiết, đối vơi những ai ở cấp trưởng nhóm hoặc quản lí. Việc cố gắng nhận lấy quá nhiều trách nhiệm và công việc sẽ chỉ làm cho bạn để bị phân tâm hơn, nhất là khi những công việc này đều thuộc nhóm vừa quan trọng vừa khẩn cấp. Lúc này, phương án tốt nhất là tìm đúng người để bổ nhiệm đúng việc. Như vậy bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thực hiện những việc còn lại.

     8. Nghỉ ngơi và giữ sức khỏe

Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đó là việc tự tập cho mình thói quen nghỉ ngơi và giữ sức khỏe thường xuyên. Một cơ thể khỏe mạnh sẽ tạo ra một tinh thần hưng phấn và tỉnh táo, giúp bạn có thể thực hiện các công việc với năng suất cao hơn. Nếu bạn làm việc quá sức, cơ thể mệt mỏi sẽ khiến bạn mất dần khả năng tập trung và tư duy, lúc này thì dù bạn áp dụng cả 6 phương pháp trên cộng lại thì cũng không đạt hiệu quả

Trên đây là 7 phương pháp kết hợp có thể giúp bạn rèn luyện kỹ năng quản lí thời gian. Nếu bạn đã trải nghiệm áp dụng các kỹ năng trên, hãy chia sẻ những kỹ năng hữu ích và nhận xét các kỹ năng không hiệu quả nữa nhé!